Erschwernisse und Besonderheiten in der Abwicklung – Projektmanagement
3. Übergeordnete Gesamtkordination
Im Bereich der übergeordnete Gesamtkoordination wurden folgende Leistungen erbracht:
- Organisations- und Koordinationsmanagement (Leitungsebene),
- Vertragsmanagement,
- Kostenmanagement,
- Terminmanagement,
- Fortschreibung der Wirtschaftlichkeit,
- Unterstützung bei der Beantragung von Fördermitteln,
-
Aufbau und Betrieb eines Projektkommunikationssystems (PKM).
3.1 Organisation und Koordination
Durch das Organisations- und Koordinationsmanagement werden die im Projekt Beteiligten, die in Beziehung zum AG stehen, hinsichtlich Zusammenarbeit und des Informationsflusses gegenüber dem AG analysiert und koordiniert. Die dazu notwendige Klärungen werden herbeigeführt und dokumentiert. Im Projektablauf wird durch regelmäßige Besprechungen und eine entsprechenden Dokumentation ein gleichmäßiger Informationsfluss hergestellt. (siehe Kap. Kommunikationsmanagement und Berichtswesen)
3.2 Vertragsmanagement
Ziel des Vertragsmanagements ist es, den AG bei der Einschaltung von weiteren Dienstleistern bzw. Beratern inhaltlich und organisatorisch zu unterstützen. Die eigentliche Vertragserstellung und der Vertragsabschluss erfolgt durch den AG.
3.3 Kosten- und Erlösmanagement
Ziel des Kosten- und Erlösmanagements ist es, durch geeignete Maßnahmen und angemessenen Einsatz von Werkzeugen, die Kosten und Erlöspläne zu verwirklichen. Im Kostenrahmen wird eindeutig definiert, welche Kosten in das Budget aufzunehmen sind. In einem abgestimmten Mittelabflussplan (Cash flow) wird dargestellt, welche Budgets zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt werden müssen bzw. zu welchem Zeitpunkt Erlöse zu erzielen sind. Die Einhaltung der genehmigten Budgets wird über alle Projektphasen hinweg überwacht und in regelmäßigen Berichten in Form von Soll-Ist-Vergleichen dargestellt.
3.4 Terminmanagement
Ziel des Terminmanagements ist es, die notwendigen Aktivitäten und Maßnahmen des Projektes so zu planen, zu koordinieren, zu überwachen und zu steuern, dass die gesetzten Ziele mit geringstmöglichem Aufwand erreicht werden können. Bei auftretenden Störungen müssen geeignete Steuerungs- und Abhilfemaßnahmen untersucht und vorgeschlagen werden.
3.5 Management der Grundstücksvorbereitung
Ziel der Grundstücksvorbereitung ist die termin- und kostengerechte Räumung der entsprechenden Teilgebiete. Die Integration der Grundstücksvorbereitung (Rückbau, Entsorgung, Bodensanierung, Kampfmittelbeseitigung, Archäologie) in das Projekt ist wesentliche Voraussetzung einer erfolgreichen Grundstücksverwertung und Vermarktung. Dies bedingt eine enge Zusammenarbeit in den einzelnen Teilprojekten insbesondere mit der Landesgartenschaugesellschaft.
3.6 Management der Infrastruktur
Ziel des Managements zur Infrastruktur ist die termingerechte und kostengerechte Erstellung der übergeordneten Erschließungsmaßnahmen sowie der inneren Erschließungsmaßnahmen der Teilflächen für das Gebiet des Petrisberg. Hierbei sind die Schnittstellen zu den inneren Erschließungskonzeptionen und zu den städtebaulichen Entwürfen zu definieren und zu kontrollieren. Im Rahmen der Erschließung der Teilflächen werden die Leistungen zur Gesamtentwicklung der Infrastrukturmaßnahmen koordiniert.
3.7 Projektkommunikationssystem
Das Projekt-Kommunikations-Management-System soll dem gesamten Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten auf einer internetbasierenden Plattform dienen und sicherstellen. Das System wird von Drees & Sommer betrieben. Alle Projektbeteiligten sind verpflichtet zum Datenaustausch (Schriftverkehr, CAD u.a.) sowie zur Dokumentation, das System zu verwenden. Das Kommunikationshandbuch dokumentiert alle Inhalte und Regelungen.
4. Gesamtkoordination Planen und Bauen
In die Prozesse Grundstücksvorbereitung, Städtebau/Baurecht, Infrastruktur und Hochbau sind zahlreiche Fachbehörden und Planungsbüros involviert. Die zeitlichen Abhängigkeiten und die Schnittstellen zur LGS machen es erforderlich, über diese Bereiche eine Gesamtkoordination zu stellen, die mit einem Vertreter des Projektmanagements der EGP sowie einem Vertreter der Stadt Trier besetzt ist. In der Regel ist dies die Schnittstelle zwischen EGP, LGS und Stadt. Sie wird durch das übergeordnete Projektmanagement unterstützt.
4.1 Themenschwerpunkte Gesamtkoordination
Insbesondere wird durch die Gesamtkoordination Planen und Bauen folgende Themenschwerpunkte betreut:
- Baulogistik
- Archäologie
- Leitungskoordination
- Schnittstelle LGS
4.2 Besprechungsregelungen
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Besprechungsart |
Teilnehmer |
Leitung und Protokoll
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Termin |
Inhalt und Ziel der Besprechung |
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Drees & Sommer |
1 mal wöchentlich Donnerstags 16:00 –18:00 Uhr |
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Drees & Sommer |
1 mal wöchentlich Mittwoch 14:30h |
Entscheidung, Entscheidungsvorbereitung, Organisation der Entscheidungsherbeiführung hinsichtlich Planungs-alternativen, Qualitätsstandards, Investitionskosten, Aufträge |
begleitende Arbeitsgruppe |
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EGP/Drees & Sommer |
2 wöchentlich Mittwoch 16:00 – 18:00 Uhr |
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Drees & Sommer |
2 wöchentlich Mittwoch 11:30 – 13:00 Uhr |
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EGP |
2 wöchentlich Mittwoch 17:00 – 19:00 Uhr |
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Koordinator Bereich |
nach Vereinbarung |
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Bauleitung |
2 wöchentlich |
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GIU |
1. Quartal 2003 – 4 wöchentlich, ab 2 Quartal 2003 – 6 wöchentlich |
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5. Schwerpunkte im zeitlichen Ablauf
Die Entwicklung des Projektes Petrisberg kann aus Sicht ddes Managements in vier Phasen eingeteilt werden:
5.1 Phase 1: bis Eröffnung Landesgartenschau April 2004
Alle Verwaltungsstellen und Partner sind auf die klare Priorität ausgerichtet das Ziel zu erreichen. Die frühzeitige Umsetzung erster Maßnahmen durch die Stadt Trier fordert höchsten Einsatz der städtischen MItarbeiter. Die technischen und planerischen Fachämter bestimmen Projektleiter und unterstützen die Stabdstelle, die direkt beim Dezernenten angesiedelt ist. Das Projektmanagement sichert durch Regelbesprechungen und Informationsfluss die Abläufe zwischen den Beteiligten. Entscheidungen werden schnell und unbürokratisch gefällt. Die Wege zwischen Geschäftsführung EGP, LGS und Dezernat sind kurz.
Die Anforderungen der übergeordneten Erschließung, der Landschaftsgestaltung und der ersten Rückbaustufe stehen zu diesem Zeitpunkt im Vordergrund. Teilweise wurde Gebäunde und Anlagen als Bestandteil der Ausstellung nicht zurückgebaut. Gleichzeitig waren die Archäologen des Landesmuseums Trier immer involviert und konnten bedeutsame Funde und Reste von histrischen Anlagen dokumentieren. Eine Schaugrabung sollte während der LGS 2004 die Ergebnisse dem Publikum näher bringen. Im Rekordsommer 2003 führte der trockene Lehmboden zu Staubbelastungen, die auch die Anlieger beeinträchtigte. Nur mit der Nutzung von zusätzlichen Wassermengen kann der Zustand verbessert werden.
Mit der frühzeitigen Erstellung des WIP-Centers, dem Betrieb der Büroflächen im so genannten Roten U und dem Modellvorhaben am Wasserband ergaben in der Baustellenkoordination und bei den technischen sowie logistischen Schnittstellen besondere Herausforderungen.
5.2 Phase 2: Während der LGS 2004
Die Bauausstellung am Wasserband sowie erste Gebäude im Gebiet W1 waren der Auftakt zur Vermarktung der Wohngebiete durch die EGP. Die Qualität und der Erfolg der LGS haben einen nachhaltigen Werbeeffekt für den Petrisberg erzeugt. Die wichtigste Aufgabe aus Sicht des Projektmanagements war die Vorbereitung des Tages, an dem die LGS zu Ende ist. Ab Anfang Oktoiber 2004 sollten unmittelbar die Bagger wieder rollen, um die innere Erschließung der Teilflächen und den Rückbau von temporären Anlagen sicherzustellen.
Der Vermarktungsdruck führt zusätzlich zu terminlichen Zwängen, da der Petrisberg inzwischen eine renomierte und überregional bekannte Quartiersentwicklung ist.
5.3 Phase 3: Quartiersentwicklung und Wissenschaftspark ab 2004
Die Baurechtschaffung ist soweit vorbereitet, das die Planungen und Ausschreibungen bereits laufen und zum einen begonnen Arbeiten der erschließung fertig gestellt und neue Maßnahmen der inneren Anbindung der Teilgebiete begonnen werden. Die Rückabwicklung der temporären Maßnahmen der LGS bis zur endgültigen Rückgabe aller Flächen für die weitere Entwicklung dauert bis Ende 2005.
Nun kann die EGP als Erschließungsträger,Vermarkter und Projektentwickler alleine im Gebiet agieren. Die Schnittstellen zur Verwaltung müssen nun stärker durch das Projektmanagement abgedeckt werden. Das Management der Gurndstücksvorbereitung und der Erschließung werden dúrch die Anforderungen der Archäologen und die unwägbaren Bodenverhältnisse erschwert.
Mehrere Versuche ein qualitätsorientiertes Bodenmassenmanagement zu etablieren konnten nicht umgesetzt werden, die Rahmenbedingungen so unterschiedlich waren. Nun sind es die hohen wassergehalte im Lehmbooden, die eine Bearbeitung und Verdichtung fast unmöglich machen. Zusatzmaßnahmen und Bodenaustausch sind an der Tagesordnung abhängig von der Wetterlage. Zudem sind die Funde von Altablagerungen und Abfall ein großes Problem.
Die Flächen W1 Süd und W3 können als weitere Teilgebiete in die Vermarktung gehen. Alle neuen Bürger müssen sich jedoch auf starke Beeinträchtigungen durch die weiteren Arbeiten gefasst machen. Die parallen Baumaßnahmen von Tief- und Hochbau im Bereich WIP und Bürovillenpark fordern die EGP und das Management zusätzlich durch eine intensive Kommunikation.
5.4 Phase 4: Nachlauf ab 2012
Nach Fertigstellung und Vermarktung der Flächen W3/W4 sowie G2 und G6 sind nur noch Restarbeiten umzusetzen. Der Endstufenausbau von Verkehrs- und Entwässerungsanlagen ist weitestgehend abgeschlossen. Der Aufwan des Managements kann deutlich reduziert werden.
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